Wie und waum führt man ein Fahrtenbuch? 

Ordnungsgemäßes Führen eines Fahrtenbuches bedeutet weiterhin, dass es unzulässig ist die jeweiligen Fahrten auf losen Blättern zu dokumentieren. Eine geschlossene Form und die lückenlose Dokumentation jeder Fahrt sollen nämlich auch verhindern, dass Einträge nachträglich eingefügt werden können. Somit entfällt auch die Option das Fahrtenbuch per Tabellenkalkulationsprogramm zu führen.

Außerdem ist es zwingend notwendig die Übergänge von geschäftlicher zu privater Nutzung deutlich herauszuheben. Hierfür ist es ausreichend, die gefahrenen Gesamtkilometer am Ende der geschäftlichen Nutzung aufzuschreiben. Schließlich dient ein Fahrtenbuch auch dazu, die jeweils geschäftlich getätigten Fahrten als steuerlich abzugsfähige Betriebsausgaben ansetzen zu können. Eine Alternative zum Fahrtenbuch in steuerlicher Hinsicht ist die Ein-Prozent-Methode. Hierbei findet eine pauschale Versteuerung (ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs kann hierbei steuerlich geltend gemacht werden) auch dann statt, wenn der Wagen auch zu privaten Zwecken genutzt wird. Es muss jedoch nachgewiesen werden, dass die geschäftlichen Fahrten überwiegen bzw. mindestens bei 50% liegen.

Führt man dennoch ein Fahrtenbuch, so sollte dieses auch mit Hinblick auf benutze Abkürzungen für immer wiederkehrende Ziele oder Reisezwecke übersichtlich strukturiert sein. Hier empfiehlt es sich - möchte man sich überflüssige Schreibarbeiten, aber auch Missverständnisse ersparen - eine Legende anzulegen und diese dem Fahrtenbuch beizufügen, so dass die Bedeutung der verwendeten Abkürzungen einerseits klar wird und andererseits auch von eventuell anderen Fahrern des Wagens einheitlich benutzt werden können.