Den Messeauftritt richtig planen

Eine Messe ist das perfekte Umfeld, um das eigene Unternehmen in Szene zu setzen und nachhaltig Kontakte zu Kunden und Lieferanten zu knüpfen. Damit dies gelingt, sollten Sie die Planung nicht auf die leichte Schulter nehmen. Lesen Sie hier, wie Ihr Messeauftritt optimal gelingen kann.

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Jeder Unternehmer hat ein Interesse daran, dass die Beteiligung an einer Messe auch wirtschaftlich zum Erfolg führt. Schließlich kosten Messen Geld. Allein schon deswegen sollte die Vorbereitung in den Wochen und Monaten vor der Messe Priorität haben.

Ohne Stress durchs Messejahr

Geschieht alles auf den letzten Drücker, leidet die Qualität und Ihre Mitarbeiter sind gestresst. Dies wirkt sich unter Umständen negativ auf wichtige Gespräche aus. Betrachten Sie eine Messe daher nicht nur als ein kurzes Ereignis von wenigen Tagen, sondern als einen Prozess, der Sie das Jahr über begleiten sollte.

1. Schritt: Die richtige Messe auswählen

Um Neukunden zu gewinnen und Bestandskunden zu pflegen, ist es entscheidend, dorthin zu gehen, wo sie sich auch aufhalten. Es ist nicht notwendig, auf jeder Hochzeit zu tanzen. Nehmen Sie sich Zeit, die Messelandschaft genau zu prüfen und die vorherigen Messen gut auszuwerten. Diese Informationen sind für die Jahresplanung Gold wert.

2. Schritt: Ihre Ziele festlegen

Je nachdem, mit welchen Zielen Sie die Messe besuchen, muss Ihre Strategie ausfallen. Möchten Sie an Ihrem Image arbeiten oder vor allem die Kundengewinnung forcieren? Hieran misst sich das Standdesign ebenso wie die Wahl der Standfläche. Auch entscheidet sich anhand der Ziele, mit welchem Personalaufwand Sie zu rechnen haben.

3. Zeitplan erstellen und Aufgaben verteilen

Im nächsten Schritt legen Sie fest, wer wann welche Aufgabe übernimmt. Gibt es Fristen, die Sie einzuhalten haben? Welche Meilensteine bestimmen Sie selbst aus Ihrer Erfahrung? Notieren Sie außerdem, was Sie am Stand benötigen – vom Internetanschluss bis hin zur Parkberechtigung. Wichtige Daten sind unter anderem die Deadline für den Eintrag in den Messekatalog. Denken Sie außerdem, genügend Ausstellerausweise und Freikarten für Stammkunden zu organisieren.

4. Schritt: Nutzen festlegen

Wie bei jeder guten Marketingmaßnahme sollte der Nutzen für den Kunden bei Ihrem Messeauftritt im Mittelpunkt stehen. Mit welchem Mehrwert werden Ihre Gesprächspartner nach einem Besuch an Ihrem Stand diesen wieder verlassen? Was können Sie dort erwarten? Dies hat Einfluss auf jede einzelne Kommunikationsmaßnahme im Zusammenhang mit der Messe.

5. Schritt: Zielgruppe einladen

Sie wissen nun, welches Ziel Sie verfolgen und welchen Nutzen Sie bieten. Sprechen Sie als nächstes Ihre Zielgruppe an, damit Sie auf der Messe auch gefunden werden. Machen Sie also Termine aus und kommunizieren Sie auf allen Kanälen, wo man Sie finden wird.

6. Schritt: Messestandplanung

Während der vorherigen Schritte haben Sie sich dezidiert Gedanken gemacht, wen Sie wie an Ihrem Stand ansprechen wollen. Verwandeln Sie die Theorie nun in ein umsetzbares Konzept. Fordern Sie beim Veranstalter die Vorschriften an, die Sie zu beachten haben, und lassen Sie Ihrer Fantasie dann freien Lauf. Anschließend beginnen Sie damit, die notwendigen Materialien und die Manpower für Ihren Stand zu organisieren. Vergessen Sie dabei nicht, dass Ihre Gäste sich vielleicht gerne setzen möchten und auch gegen ein Getränk oder einen kleinen Snack selten etwas einzuwenden ist.

7. Zusätzliches Personal organisieren

Nicht nur Ihre eigenen Mitarbeiter sind an Ihrem Messestand beteiligt. In der Regel gibt es auch darüber hinaus Personalbedarf. Zum Beispiel sollten Sie sich gegebenenfalls um Handwerker kümmern, die das notwendige Know-how mitbringen, um alles aufzubauen und in Schuss zu halten. Darüber hinaus braucht es in der Regel Hostessen oder vielleicht einen Dolmetscher, sofern Sie anderssprachige Kunden erwarten. Es empfiehlt sich, bei der Auswahl des Standpersonals mit professionellen Partnern zusammenzuarbeiten, beispielsweise mit der Agentur Blank & Biehl zur Hostessenvermittlung.

Und sonst noch?

Nun haben Sie es fast geschafft. Was Sie nun auf keinen Fall vergessen sollten, ist eine gute Versicherung gegen Transportschäden, Diebstahl oder Feuer. Außerdem gilt es, den Transport zum Messegelände von Mensch, Maschine und Material zu veranlassen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg auf der nächsten Messe!

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