Effektives Zeitmanagement: Tipps und Methoden

Zeit ist ein kostbares Gut. Umso wichtiger erscheint es, dass diese Ressource effektiv und effizient genutzt wird. Zahlreiche Methoden bieten hierfür wichtige Ansätze, Tipps und Anregungen.

Eine sehr bekannte Methode ist hierbei das so genannte Eisenhower-Prinzip. Bei dieser nach dem US-Präsidenten genannten Vorgehensweise sortiert man die zu erledigenden Dinge in die Kategorien wichtig/unwichtig bzw. dringend/nicht dringend in vier gleichgroße Quadranten. Dabei sind die wichtigen und dringenden Dinge oben, die unwichtigen und nicht dringenden Aufgaben unten angesiedelt. Alles, was wichtig und dringend zugleich ist, findet sich demnach im oberen rechten Quadranten, alles Unwichtige und nicht Dringende unten links. Dies kann im Prinzip auch sofort als Papierkorb betrachtet und die Aufgaben 'gelöscht' werden. Was unten rechts steht und nicht wichtig, jedoch dringend ist, lässt sich delegieren. Die Aufgaben, die nicht dringend, aber wichtig sind (oben links) muss man exakt terminieren und auch persönlich erledigen.

Ebenso beliebt ist die ABC-Analyse (Programmstrukturanalyse). Diese aus der Betriebswirtschaftslehre stammende Methode will helfen, dass das Wesentlich vom Unwesentlichen getrennt bzw. entsprechend gewichtet werden kann. Die Klassifizierung von Prozessen und Aufgaben nach deren Wirtschaftlichkeit und die Tendenz, die Wirtschaftlichkeit zu steigern, indem unwirtschaftliche Anstrengungen möglichst vermieden werden, ist das Ziel dieser Methode. So ist idealtypisch anzustreben, dass man in 20% der Zeit bzw. der Ressourcen (also beispielsweise Geld, Mitarbeiter, Material oder eben auch Zeit) 80% der Aufgaben erledigt. Die ABC-Analyse lässt sich je nach Komplexität der Abläufe auch beliebig erweitern, was die verschiedenen Klassen angeht.
Das Pareto-Prinzip basiert auf derselben Logik bzw. Gewichtung von 80% Output bei 20% Input.

Schließlich sei noch die ALPEN-Methode genannt. Das Akronym ALPEN steht hierbei für:
- Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
- Länge schätzen
- Pufferzeiten einplanen
- Entscheidungen treffen
- Nachkontrolle.

Dabei geht es vor allem darum, dass man alle Aufgaben egal in welcher Reihenfolge notiert, eine realistische Einschätzung der Dauer vornimmt, Pufferzeiten aufgrund unvorhergesehener Störungen und Ablenkungen einplant und vor allem auch Entscheidungen trifft, wie auch die erforderliche Nachkontrolle der erledigten Aufgaben vornimmt.

Die etwas einfachere und auch übersichtlichere To-Do-List-Methode schließlich legt fest, wer was wann und mit welcher Priorität erledigen soll. Für das Zeitmanagement komplexerer Aufgaben ist sie jedoch nur sehr bedingt geeignet.

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