Mehr Ordnung im Büro mit Regalsystemen von Tegometall

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Jeden Tag fallen in einem Büro mit vielen Mitarbeitern riesige Mengen an Papierkram an – seien es

  • Anträge

  • Einladungen

  • Terminbestätigungen

  • ein- und ausgehende Rechnungen

  • Bewilligungsbescheide

  • und vieles mehr.

All diese Schriftstücke kann man nicht einfach wegwerfen. Zumal der Gesetzgeber vorschreibt, wichtige Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Um alle Papiere angemessen zu lagern, empfiehlt es sich, ein gut sortiertes Büro-Archiv anzulegen. Dadurch schafft man Ordnung auf dem Schreibtisch, man hat keine unsortierten Loseblattsammlungen am Arbeitsplatz herumliegen und alles kann schnell wiedergefunden werden.

Die Vorteile von Tegometall-Regalsystemen


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Möchte man in einem größeren Büro ein Archiv anlegen, sollte man sich vorab eine Struktur überlegen, wie man am besten genügend Platz schafft und wie man die nötigen Utensilien bereitstellt. Regal- und Schranksysteme von Tegometall, so wie sie beispielsweise bei bertzgmbh.de erhältlich sind, bieten im Hinblick auf ein flexibel einsetzbares Büro-Archiv viele Vorteile. Der Hersteller Tegometall fertigt Regalsysteme für die Bereiche Ladenbau und Lagertechnik, die individuell nach dem Baukastenprinzip zusammengestellt werden können. Die unterschiedlichen Systembauteile lassen sich auf verschiedenste Weisen kombinieren und können daher nicht nur perfekt in Büroräume, sondern auch in

  • Verkaufsräume

  • Lagerhallen

  • Werkstätten

  • Garagen und

  • auch in private Räume 

integriert werden. Sie lassen sich optimal an unterschiedlichste Räumlichkeiten anpassen. Dadurch, dass die Einzelteile einfach montiert werden können, entstehen komplette Regalsysteme, die darüber hinaus jederzeit individuell erweiterbar sind. Das gewährleistet gerade für Büroräume eine hohe Flexibilität und Kombinierbarkeit.

Weitere Tipps für ein übersichtlich geordnetes Büro-Archiv

Wenn das individuelle Regalsystem steht, kann das Büro-Archiv Schritt für Schritt angelegt werden.

1. Regalwände nach bestimmten Themengebieten ordnen

Es kann hilfreich sein, einzelne Flächen der Regalwände beispielsweise nach bestimmten Themengebiete zu ordnen, um zunächst eine grobe Struktur zu schaffen. Dafür empfiehlt es sich, die Regale im ersten Schritt zu beschriften.

2. Unterlagen übersichtlich einsortieren

Als nächstes kann man sich überlegen, ob man für die Unterlagen 

  • Schubladen

  • Hängemappen

  • Aktenordner oder

  • Archiv-Stehsammler

verwenden möchte. Den Schriftverkehr des Unternehmens kann man anschließend beispielsweise nach Adressaten ordnen. So finden alle Mitarbeiter die gewünschten Unterlagen unter dem Namen der jeweiligen Firma. Alternativ kann man die Unterlagen auch nach Eingangs- oder Ausgangsdatum sortieren. Auf diese Weise muss man lediglich das richtige Datum finden und man hat sofort alle Papiere griffbereit, die am jeweiligen Tag erstellt wurden. Wenn das Büro-Archiv auf diese Weise geführt wird, bedarf es aber zusätzlich einer untergeordneten Sortierung, beispielsweise nach der Art des Schriftstückes (z.B. Gesprächsnotiz, Rechnung, Bankschreiben).

3. Bankdaten separat archivieren

Da Bankdaten meist die mit Abstand am häufigsten verwendeten Unterlagen in Unternehmen sind, sollten sie idealerweise immer einen eigenen Bereich in einem Büro-Archiv einnehmen, oder möglicherweise sogar in einem komplett eigenen Archiv aufbewahrt werden. Hinzu kommt, dass Bankunterlagen fast immer sensible Daten enthalten, auf die nicht automatisch alle Mitarbeiter Zugriff haben sollte.

Fazit

Nicht nur große Büros mit vielen Mitarbeitern profitieren davon, ein Archiv in ihren Räumlichkeiten anzulegen. Es bietet durchaus auch viele Vorteile, wenn das Platzangebot eher gering ausfällt. Ein knappes Platzangebot an Lagerfläche für Dokumente und Ordner macht es nämlich oft leichter, Ordnung im Büro zu halten. Hinzu kommt, dass sich Mitarbeiter bei einem eher geringen Platzangebot automatisch von den nicht so wichtigen Dokumenten und Ordnern trennen und der Sortierprozess dauerhaft stattfindet. Zwar mag das Thema Ordnung halten im Büro von vielen belächelt werden, es ist jedoch ein entscheidender Aspekt, um die Arbeit in einem Unternehmen effizienter zu gestalten.

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