Flexible Personaleinsatzplanung als Baustein für unternehmerischen Erfolg

Die moderne Personaleinsatzplanung ist ein maßgeblicher Baustein, wenn es um die effiziente Koordination von Arbeitnehmern und damit auch um die Optimierung von Kosten, Arbeitskraft und Prozessabläufen geht. Dabei ist es in erster Linie notwendig, eine optimale Abstimmung zwischen Arbeitsvolumen- bzw. Arbeitsaufkommen einerseits und verfüg- und einsetzbaren Personal andererseits zu finden, so dass die notwendige Kapazitätsanpassung schnell und ohne zusätzlichen Kostenaufwand durchgeführt werden kann.

Starre Arbeitszeitregelungen sind in jedem Fall nicht mehr Ausdruck zeitgemäßer Personaleinsatzplanung. Vielmehr geht es darum den Einsatz des Personals flexible gestalten zu können und dabei auf die Bedürfnisse sowohl der Belegschaft wie auch der Unternehmensführung Rücksicht nehmen zu können.

Da beispielweise saisonalen Schwankungen meist Erfahrungswerte zugrunde liegen und diese sich auch anhand von IT-gestützten Controlling- und Prognoseprogrammen bzw. Anwendungen darstellen und analysieren lassen, muss anhand dieser Werte eine langfristige Reaktion und Umstellung des Personaleinsatzes folgen.

Arbeitszeitregelungen (so zum Beispiel Zeitkonten, die bei großem Auftragsvolumen aufgefüllt und bei entsprechendem Abnehmen der Aufträge abgebaut werden können) oder auch die Möglichkeit Teilzeitkräfte befristet einzustellen, sind weitere Optionen einer effektiven Steuerung des Personaleinsatzes.
Der Abbau von Überkapazitäten (also auch Überstunden) und auch der streng bedarfsorientierte Aufbau von Reservekapazitäten für unvorhergesehene Spitzenauslastungen tragen weiterhin zur Kostenkontrolle und zum Abdecken von Personalengpässen durch Krankheit, etc. bei.

Weiterhin ist zu bedenken, dass Mitarbeiter/innen selten über ein Jahr im voraus planen können, wann sie wie lange Urlaub machen und/oder Überstunden abbauen.

Insofern greifen nicht wenige Unternehmen auf Programme und Dienstleistungsunternehmen zurück, welche durch einen automatischen und regelmäßigen Abgleich von Personalverfügbarkeit und Personalbedarf in Kombination mit Erfahrungswerten bezüglich saisonaler Spitzen und Tiefen (siehe Einzelhandel, Tourismus, etc.) einen ganz am individuellen Bedarf des Unternehmens orientieren Personaleinsatzplan gestalten - intelligente und offene Systeme, die sich auch erweitern lassen und damit auch auf unvorhergesehene Umsatz-, Nachfrage- oder auch Mitarbeiterszenarien reagieren können.

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