Pflichten und Rechte bei Personalgesprächen mit Auswirkungen auf den Arbeitsvertrag

Eine Kündigung ist nicht nur für den betroffenen Mitarbeiter eine schwierige Situation, auch die zuständigen Vorgesetze und Personalchefs tun sich nicht leicht, solche Personalgespräche zu führen.

Aber nicht nur die Kündigung kann Gegenstand eines schwierigen Personalgesprächs sein. Personalgespräche mit Auswirkungen auf den Arbeitsvertrag sind auch in folgenden Fällen vorstellbar:
• Die Bewertung des Erfolgs einer Einstellung kurz vor dem Ende der Probezeit.
• Der Ablauf eines befristeten Arbeitsvertrags, wenn über eine mögliche Vertragsverlängerung mit oder ohne Befristung gesprochen werden soll.
• Vertragsänderungen, die das Unternehmen aus Flexibilitätsgründen vornehmen will: Änderung von Tätigkeiten, Vergütungen bzw. Zuschlägen, Arbeitszeit oder Arbeitsort.
• Abschluss eines Auflösungsvertrages, um eine Kündigung zu vermeiden.
• Leistungsbeurteilungen oder Mitarbeiterbewertungen, die dokumentiert werden und später für Gehaltsanpassungen oder Prämien zugrunde gelegt werden.
• Gespräche nach längerer Abwesenheit, z.B. nach Krankheiten, wenn dies mit Umstellungen im Arbeitsablauf verbunden ist.
• Wünsche des Mitarbeiters nach Gehaltserhöhungen oder anderen Veränderungen seines Arbeitsvertrages.
• Konfliktgespräche oder Moderation bei Auseinandersetzungen innerhalb oder zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzen.

Konkrete Vorgaben des Gesetzgebers für solche Personalgespräche mit Auswirkungen auf den Arbeitsvertrag gibt es kaum. Nur sehr allgemeine Prinzipien sind in einzelnen Gesetzen (wie dem Betriebsverfassungsgesetz) festgelegt oder ergeben sich aus der Anwendung von Urteilen der Obergerichte.

Sofern ein Betriebs- oder Personalrat existiert, muss aber der Arbeitgeber diesen in vielen Fällen beteiligen: Z.B. bei Kündigungen, Überstundenregelungen oder sonstigen einseitigen Vertragsänderungen. Die Einwirkungsmöglichkeiten sind bei den einzelnen Punkten unterschiedlich, können aber nur wirksam werden, wenn vor den jeweiligen Entscheidungen die Mitarbeitervertretung ausreichend Zeit hatte, sich damit zu beschäftigen. Dieses "Anhörungsrecht" der Mitarbeitervertretung kann diese auch auf den einzelnen Arbeitnehmer ausdehnen, wenn sie ihn in den Entscheidungsprozess mit hinein nimmt. Formel gibt es aber kein "Anhörungsrecht" des Mitarbeiters, wenn der Arbeitgeber eine betriebliche Maßnahme mit Auswirkung auf ihn und seinen Arbeitsplatz umsetzen will.

Bietet der Arbeitgeber aber ein Gespräch an, dann ist der Mitarbeiter im Rahmen des Direktionsrechts auch zur Teilnahme verpflichtet, wenn das Gespräch im Betrieb zu betriebsüblichen Zeiten stattfindet. Der Mitarbeiter sollte dies nutzen, um seine Wünsche aktiv in das Gespräch einzubringen. Er kann z.B. verlangen, dass sein direkter Vorgesetzter am Gespräch teilnimmt. Einen Teilnahmewunsch für ein Mitglied der Interessenvertreter kann der Arbeitgeber keinesfalls ablehnen, denn diese könnte ein entsprechendes Verhalten als Verstoß gegen die vertrauensvolle Zusammenarbeit ansehen.

Hilfreich ist eine solche "dritte Seite", wenn es darum geht, dass Gesprächsziele und Gesprächsergebnisse intersubjektiv überprüfbar festgehalten werden. Dies ist z.B. für eine Abmahnung relevant, die der Arbeitgeber nur in einen sehr kurzen Zeitraum nach Bekanntwerden des Abmahnungsgrundes aussprechen kann. Im Interesse beider Seiten sollten Gesprächsergebnisse auch schriftlich festgehalten werden. Geschieht dies nicht automatisch, dann kann der Mitarbeiter seine Sicht der Dinge festhalten und betont informell (beispielweise per Mail) kommunizieren. Betont formelle Kommunikationsmöglichkeiten (beispielweise Einwurf-Einschreiben) wirken hingegen oft irritieren auf die Gesprächsteilnehmer.

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