Die digitale Betriebsprüfung durchs Finanzamt 

Früher wurde die Buchhaltung und Aufbewahrung der Buchhaltungsdaten weitgehend manuell durchgeführt. Bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt mussten diese Unterlagen dem Prüfer unverzüglich vorgelegt werden.

Das hatte für die Archivierungsvorgänge erhebliche Konsequenzen hinsichtlich ihrer Transparenz und Ordnungsgemäßheit. Durch die flächendeckende Einführung von EDV in der Buchführung sollten diese Bedingungen auch für EDV-Buchführungsprogramme und EDV-Aufbewahrung von Daten umsetzbar sein. So wandelt sich die Betriebsprüfung hin zur digitalen Betriebsprüfung, bei der Betriebsprüfer des Finanzamtes im Betrieb nicht im Archiv nachschauen muss, wenn er bestimmte Vorgänge nachvollziehen will. Er nutzt stattdessen seinen Laptop mit den dort vorhandenen speziellen Programmen zur Betriebsprüfung.

Die digitale Betriebsprüfung ist schon seit vielen Jahren gängige Praxis beim Besuch des Finanzamt-Prüfers. Dieser fordert zunächst Daten statt Papier und greift nur noch bei Zweifeln auf das Archiv im Keller zurück. Aus den Abgabenordnung und der daran angebundenen Verordnungen ergibt sich bereits seit dem Jahre 2002, dass die Firmen ihre steuerrelevanten Informationen so mit der EDV erfasst haben müssen, dass diese jederzeit auch auf elektronischen Wege überprüfbar sind.

Der zentrale gesetzliche Bezug ist hier der Absatz 6 von § 147 der Abgabenordnung: Sind die steuerrelevanten Unterlagen mit Hilfe von EDV-Systemen erstellt worden, dann hat die Betriebsprüfung das Recht, in diese Daten Einsicht zu nehmen zu nehmen und auch das EDV-System zur Prüfung zu nutzen. Der Betriebsprüfer kann auch verlangen, dass ihm diese Daten nach seinen Vorgaben über durch EDV-Programme auswertbare Datenträger gegeben werden.

Daraus ergibt sich dann diverse Anforderungen an die betriebsinternen Programme, die für Buchführung und Steuerberechnung angewandt werden: Sie müssen über entsprechende Schnittstellen verfügen, damit die digitale Steuerprüfung möglich ist. Damit sind dann zusätzliche Anforderungen bestimmt, die an die Software und an die Datenaufbewahrung zu stellen sind (Vgl. auch das übersichtliche Merkblatt der IHK-München zur digitalen Steuerprüfung http://www.muenchen.ihk.de/mike/ihk_geschaeftsfelder/recht/Anhaenge/Merkblatt-Digitale-Steuerpruefung.pdf). So ist zum Beispiel über die Software (und möglicherweise über die Hardware) sicherzustellen, dass die Daten noch mindestens 10 Jahre abrufbar sind, denn eine entsprechende Aufbewahrungsfrist gilt für alle steuerrelevanten Vorgänge in der Buchführung.

Angesichts der zunehmenden Bedeutung der EDV ist auch davon auszugehen, dass die digitale Betriebsprüfung durch das Finanzamt zunehmend wichtiger für die Unternehmen wird.

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