Die steuerlichen Regelungen für Arbeitgeber beim Ersatz von Kilometergeld für Mitarbeiter

Sehr häufig setzen Mitarbeiter ihre Privatwagen für dienstliche bzw. betriebliche Belange ein; z. B. wenn sie für den Arbeitgeber einen Kundentermin wahrnehmen. Üblicherweise erstatten hierfür die Arbeitgeber ein Kilometergeld. Dieses soll dazu dienen, die Kosten, die der Mitarbeiter hierfür hat, auszugleichen.

Zahlt der Arbeitgeber zuviel, dann hätte der Mitarbeiter durch die Kostenerstattung einen geldwerten Vorteil und dieser müsste wie Lohn oder Gehalt berücksichtigt werden. Es wären also Steuern- und Sozialabgaben fällig. Zahlt der Arbeitgeber zu wenig, dann hätte der Mitarbeiter Kosten, die er als Werbungskosten von der Steuer absetzen könnte.

Um die Vielzahl der Fälle nicht zu unübersichtlich werden zu lassen, hat der Gesetzgeber in Deutschland deshalb eine Pauschalregelung geschaffen: das Kilometergeld. Unabhängig von den tatsächlichen Kosten wird eine Kilometergeld-Pauschale festgesetzt, deren Anwendung zu einer einheitlichen Regelung führt: Zahlt der Arbeitgeber dieses Kilometergeld, dann geht die Finanzverwaltung davon aus, dass weder für den Arbeitgeber die Gewährung eines geldwerter Vorteil vorliegt - noch Werbungskosten für den Mitarbeiter absetzbar sind.

In Deutschland gilt immer noch eine Pauschale von 30 Cent pro Kilometer, wenn der Mitarbeiter allein mit seinem Privatwagen die Dienstreise erledigt. Das ist der übliche Fall, hier alle Fälle in der Übersicht:

• Kilometergeld von 0,30 Euro bei einem Kraftwagen, erhöht um 0,02 Euro für die Mitnahme jeder weiteren Person
• Kilometergeld von 0,13 Euro bei einem Motorrad oder Motorroller, erhöht um 0,01 Euro bei Mitnahme einer Person
• Kilometergeld von 0,08 Euro bei einem Moped oder Mofa
• Kilometergeld von 0,05 Euro bei einem Fahrrad.

Diese Festlegungen ergeben sich aus den Lohnsteuerrichtlinien des Bundesfinanzministeriums, deren aktueller Stand jederzeit über das Bundesfinanzministerium abrufbar ist. (Aktuell: http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_53848/DE/Wirtschaft__und__Verwaltung/Steuern/Veroeffentlichungen__zu__Steuerarten/Lohnsteuer/015__a,property=publicationFile.pdf )

Die Wahl des jeweiligen Verkehrsmittels ist nicht an Vorgaben gebunden. Entscheiden sich Arbeitgeber und Mietarbeiter für einen Mietwagens oder ein öffentliches Verkehrsmittels, dann sind die Aufwendungen in der tatsächlich (nachzuweisenden) Höhe abzugsfähig.

Mit dem pauschalen Kilometergeld sind sämtliche Aufwendungen dem Mitarbeiter abgegolten, die allgemein mit einer Kraftfahrzeugbenutzung verbunden sind. Streit entsteht häufig aber bei nicht vorhersehbaren Kosten wie Diebstahl oder Unfallkosten. Hat der Mitarbeiter für sein Privatfahrzeug eine Kaskoversicherung, dann sind diese Risiken aber weitgehend abgesichert.

 

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