Übernachtungspauschale bei Dienstreisen

Muss man als Arbeitnehmer regelmäßig oder auch nur einmalig eine Dienstreise antreten und am Ort des auswärtigen Einsatzes übernachten, so gewährt der Arbeitnehmer eine entsprechende Erstattung der entstandenen Übernachtungskosten. Dabei greift in der Regel ein Pauschbetrag von 20 Euro/Nacht, wenn die Dienstreise einen Ort in Deutschland als Ziel hat und man mindestens vierundzwanzig Stunden für die Dienstreise aufgewendet hat bzw. abwesend vom Arbeitsplatz war.
Bei Auslandsreisen gelten entsprechende Pauschalbeträge, die je nach Land und Entfernung bzw. dort üblichen Preisen differieren.
Die Erstattung erfolgt innerhalb dieses Rahmens steuerfrei. Ebenso müssen keine dezidierten Nachweise erbracht werden, solange die Kosten den Pauschbetrag nicht überschreiten. Zu bedenken ist jedoch, dass Übernachtungskosten nur dann anfallen dürfen, wenn weder der Arbeitnehmer selbst noch die Firma oder Dritte eine verbilligte und/oder kostenlose Unterkunft zur Verfügung stellen können. Ebenso wenig werden Übernachtungspauschbeträge erstattet, wenn die Übernachtung im Flugzeug, Zug , Schiff oder im Auto stattgefunden hat.
Sollten die Übernachtungskosten höher als der Pauschbetrag ausfallen, müssen diese nachgewiesen werden und außerdem kann dann die Differenz zwischen tatsächlichen Kosten und Pauschbetrag als Werbungskosten angesetzt werden. Hierbei muss beachtet werden, dass bei den jeweiligen Rechnungen der Preis für ein Frühstück beispielsweise nicht als Kosten geltend gemacht werden können. Bietet eine Unterkunft eine Übernachtung nur in Kombination mit einem Frühstück an oder kann der Preis für die Verpflegung nicht aus dem eigentlichen Preis für die Übernachtung herausgelesen werden, muss der Gesamtpreis um pauschal 4,80 Euro gekürzt werden, um einen erstattungswürdigen Betrag für die Übernachtung ansetzen zu können.
Insofern ist es hilfreich, schon im Vorfeld auf Rechnungen zu bestehen, welche Übernachtungs- und Verpflegungskosten separat auflisten. 
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