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Diese App verbindet KI-Chat mit Automatisierungen, um Aufgaben zu erstellen und zu planen und sie bei Bedarf neu zu terminieren. Doch sie glänzt, indem sie dich dazu bringt, darüber nachzudenken, was du an jedem Tag wirklich erreichen willst.
Sunsama ist eine beruhigende, journaling-orientierte Herangehensweise an das Aufgabenmanagement. Nachdem ich sie einige Wochen genutzt habe, um meinen Zeitplan zu verwalten, habe ich festgestellt, dass sie mir hilft, eine gesündere Beziehung zur Arbeit zu entwickeln.
Ihre KI erledigt die lästige Planungsarbeit für dich: Sie zieht Aufgaben und Termine aus E-Mails, Kalendern und Produktivitäts-Apps, und sie plant neu, wenn du nicht alles erledigen kannst. Sunny, der Name ihres Text- und Sprach-Chats, kann eine Gehirn-Notiz in umsetzbare Aufgaben verwandeln, den Tagesplan zusammenfassen oder deinen Nachmittag freiräumen, wenn das Leben dazwischenkommt.
Aber sie verlangt auch, dass du Prioritäten setzt, sie organisierst und Sunsama bittest, sie in verfügbare Zeitfenster zu verschieben, was dich dazu bringt, deine Arbeit in dieser App intensiver zu durchdenken als bei der Konkurrenz.
Sie zwingt dich dazu, über deine Aufgaben nachzudenken. Sunsama ist eher ein Planer als eine Aufgabenliste. Jeden Morgen erinnerte es mich an unerledigte Aufgaben und an jene, an denen ich an diesem Tag arbeiten wollte, was mir half, zu priorisieren, woran ich arbeiten sollte und was ich für später aufheben wollte.
Dann zeigte es mir die erwartete Arbeitsbelastung des Tages, wobei Aufgaben und Meetings gezählt wurden, zusammen mit meiner bevorzugten Abschaltzeit, und es warnte mich, falls ich überbucht war. Es mahnte mich auch, Dinge aufzuschreiben, die wichtig sind, und Hindernisse, die den Fortschritt behindern.
Es hilft dir, dich zu fokussieren – wenn du willst – und Prioritäten zu setzen. Schnell mochte ich seinen Focus-Modus, der alles außer der Aufgabe, an der du arbeitest, ausblendet und dir Platz für Notizen, das Abhaken von Unteraufgaben und das Verfolgen der verbrachten Zeit bietet. Beendest du eine Aufgabe, rutscht die nächste automatisch ins Blickfeld.
Für Aufgaben, bei denen du noch nicht so viel denkt, bietet Sunsama eine Backlog-Funktion, in der du Dinge auflisten kannst, die du diese Woche, diesen Monat, im nächsten Quartal, im nächsten Jahr, irgendwann oder nie erledigen möchtest. Es ist eine Methode, Aufgaben aus dem Kopf zu holen und allgemein zu planen, ohne genau zu überlegen, wann du sie wirklich erledigen wirst.
Es ist ein universeller Posteingang für Aufgaben. Sunsama lässt sich mit zahlreichen externen Apps verbinden, die heutige Fachkräfte typischerweise verwenden, darunter:
– Gmail und Outlook sowohl für E-Mail als auch Kalender, zusammen mit iCloud-Kalendern und einem E-Mail-Weiterleitungs-Postfach, um Nachrichten von jedem E-Mail-Konto zu unterstützen
– Microsoft Teams und Slack, um Chats in Aufgaben umzuwandeln
– GitHub, Jira und Linear für Entwickler-bezogene Issues
– Notion für Notizen
– Apple Reminders, Google Tasks, Microsoft To Do, Microsoft Planner, Asana, ClickUp, Todoist, Toggl, Monday.com und Trello, um To-Do-Listen zu integrieren
– Zapier für automatisierte Workflows, zusammen mit einem neuen MCP-Server (Model Context Protocol), um Sunsama mit ChatGPT, Claude und anderen KI-Tools zu verbinden
Das Importieren von Aufgaben aus Todoist und Trello funktionierte wie erwartet, und die Möglichkeit, Pull Requests und Issues von GitHub oder Nachrichten von Slack zu meiner Aufgabenliste hinzuzufügen, war eine nette Zusatzfunktion. Gmail war für mich jedoch die unverzichtbarste Integration, da ich handlungsrelevante E-Mails direkt auf meine Aufgabenliste ziehen konnte und den vollständigen Nachrichtentext sehen konnte, ohne Gmail separat öffnen zu müssen.
Es gibt dir einen Überblick über deinen Arbeitstag. Wenn du dich dem Tagesende näherst, zieht Sunsama alles, woran du in integrierten Apps gearbeitet hast, zusammen, um ein vollständiges Bild deines Arbeitstages zu erstellen. Diese Funktion half mir zu erkennen, wohin die Zeit an einem Tag floss, an dem ich zwar viele E-Mails abgearbeitet und einige GitHub-Pull-Requests vorangetrieben hatte, aber keine Aufgaben direkt zu Sunsama hinzugefügt hatte.
Sein KI-Chat kann tippen oder sprechen. Sunsama beinhaltet einen freundlichen, überraschend witzigen Chatbot namens Sunny (derzeit in der Beta). Sunny kann eine Liste von Aufgaben in deiner Agenda planen, die geschätzte Dauer einer Aufgabe ändern, Unteraufgaben hinzufügen – er bewältigte nahezu jede Planungsaufgabe, die wir ihm stellten. Sunny kann auch deinen Kalender für den Tag freimachen, etwas, das in Sunsamas Kernplanungswerkzeugen sonst fehlt.
Sunny arbeitet mit Text und, einzigartig für ein KI-Planungstool, mit dynamischem Sprach-Chat. Stell ihm eine Frage zu deinem Zeitplan, und er kümmert sich um die Anfrage und antwortet mit Details. Besonders gefiel mir, seinen Sprachmodus morgens zu nutzen, um meinen Plan ohne Bildschirm zu besprechen.
Der Sprachmodus ist überraschend leistungsfähig, besonders weil der Sprachmodus in konkurrierenden Apps oft nur eine Möglichkeit ist, Aufgaben per Sprachnachweis hinzuzufügen. Ich fragte ihn, was am Nachmittag auf meinem Plan stand, und bat ihn anschließend, ein paar Unteraufgaben hinzuzufügen; er erledigte die Aufgaben mit natürlichen Antworten. Und der Chatbot hat eine eigene Persönlichkeit. „Ah, eine weise Frage!“ antwortete er einmal, als ich fragte, ob ich Zeit für eine weitere Aufgabe habe.
Er passt deinen Zeitplan so an, wie du es willst. Sunsama plant Aufgaben für dich – aber nur, wenn du darum bittest. Wenn du deinen Tag in der Desktop-App planst, kannst du mit der Maus über eine Aufgabe fahren und dann die X-Taste drücken, um Sunsama aufzufordern, sie im nächsten verfügbaren Slot zu planen. Ähnliche Tastenkombinationen ermöglichen es dir, Aufgaben aus Integrationen, Nachrichten aus Chats und E-Mails sowie andere Dinge, die du erledigen musst, in den Plan deines Tages aufzunehmen.
Er passt deinen Zeitplan automatisch während des Tages an, verschiebt Aufgaben nach oben, wenn du eine Aufgabe früher erledigst, oder verschiebt sie nach unten, wenn deine aktuelle Aufgabe länger dauert als erwartet. Legst du eine neue Aufgabe über die Zeit eines bestehenden Tasks, plant Sunsama andere Aufgaben entsprechend neu. Und er kann automatisch Lücken zwischen Aufgaben einfügen, um Puffer zum Durchatmen zu schaffen oder längere Aufgaben in kleinere Abschnitte zu unterteilen.
Sunsama verhindert Überbuchungen und schlägt vor, Aufgaben auf morgen zu verschieben. Und wenn du vier Tage hintereinander keine Zeit findest, eine Aufgabe zu erledigen, verschiebt es die Aufgabe in dein Archiv und schlägt vor, dass die Aufgabe vielleicht keine Kernpriorität mehr hat – eine Einstellung, die du ausschalten kannst, wenn du lieber verzögerte Aufgaben im Blick behalten möchtest.
Künstliche Intelligenz zeigt sich auf unerwartete Weise. Sie kategorisiert und schätzt automatisch die Zeit für neue Aufgaben. Und sie enthält KI-generierte Zusammenfassungen von E-Mails und Aufgaben in deinem täglichen Bericht, damit du schnell sehen kannst, woran du gearbeitet hast.
Es sind genau diese kleineren KI-Integrationen und Automatisierungen im gesamten App, die proaktiv dafür sorgen, dass dein Terminplan Ordnung hat und dein Arbeitstagebuch detailliert bleibt.
Es ist auch eine Pomodoro-Timer-, Tagebuch- und Gewohnheits-Tracking-App. Du kannst deinen Tag mit dem beginnen, was Sunsama eine „Ritual“-Phase nennt, um zu planen und Gedanken festzuhalten. Und wenn es Zeit ist, abzuschließen, protokolliert die App die Tagesarbeit und empfiehlt dir, die Höhepunkte des Tages zu journalisieren – inklusive KI-generierter Zusammenfassungen von E-Mails, die du deinem Zeitplan hinzugefügt hast, als schnelle Erinnerung daran, was die Aufgabe umfassen hat.
Mit einem vollständigen Aufgabenplan für jeden Morgen wäre es einfach, in der Arbeit zu versinken und Aufgaben nacheinander abzuarbeiten. Das geschah mir fast – bis im Hintergrund ein Gong ertönte und Sunsamas Pomodoro-Timer auftauchte, der mir eine Pause empfahl.
Die App tat dasselbe, wenn es Zeit war, die Aufmerksamkeit auf eine andere Aufgabe zu richten, und auch, wenn es Zeit war, den Tag abzuschließen; sie bot ein weiteres Tagebuchfeld, um zu reflektieren, wie der Tag gelaufen war.
Anstatt als Autopilot zu fungieren, ist es ein Copilot, der Erinnerungen an eine Abkehr vom Grind bietet und so eine durchdachte Balance zwischen konzentrierter Produktivität und Timing schafft.
Es setzt auf Privatsphäre. Sunsamas Nicht-Chat-KI- und Automatisierungsfunktionen werden von einem „Open-Source-KI-Modell betrieben, das sicher in unserer Cloud-Umgebung gehostet ist“, wie in Sunsamas Datenschutzerklärung angegeben. Dort heißt es weiter, dass „deine Daten privat verarbeitet werden und niemals dazu verwendet werden, externe Systeme zu trainieren.“ Sein KI-Chat wird von Drittanbietern wie OpenAI und Anthropic betrieben, aber Sunsama erklärt, dass es Drittanbietern nicht gestattet, mit deinen Daten zu trainieren.
Zudem sind alle Daten in Sunsama während der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt, und sie werden nicht mit Drittparteien geteilt, die keinen Zugriff darauf haben.
Schwächen, aber keine Dealbreaker
Es braucht Zeit zum Lernen. Sunsama erfordert weniger Klicks zum Einrichten als konkurrierende Tools, doch sein Vokabular muss man sich aneignen. Es bietet keine Aufgabenpriorisierung, anders als konkurrierende Apps Motion und Reclaim AI. Stattdessen lässt Sunsama Aufgaben mit „Zielen“ verknüpfen, um sich auf Arbeiten zu konzentrieren, die deine Ziele voranbringen. Das ist nicht schwer zu erfassen, erfordert aber eine Änderung der Art, wie du über Aufgaben denkst.
Sein KI-Chat ist etwas eingeschränkt. Der KI-Chat speichert keine vorherigen Unterhaltungen, so dass du meist mit einer leeren Vorlage startest. Er unterstützt auch keine Bild-Uploads, sodass er keine handschriftlichen To‑Do-Listen erkennen kann, wie Gemini. Und obwohl Sunny eine freundliche, ermutigende Persona besitzt, kann sie manchmal etwas zu viel sein.
Automatisierung und KI funktionieren nicht mobil. Sunsamas Mobile-Apps (Android, iOS) sind zwar gut gestaltet, bieten aber nicht alle Funktionen der Desktop-Version. Während die Desktop-App dir zum Beispiel deinen vollständigen Todoist-Inbox zeigt, zeigt die Mobile-App nur die Todoist-Aufgaben, die du bereits in Sunsama geplant hast. (Um unterwegs eine neue Todoist-Aufgabe zu planen, musst du sie aus der Todoist-App kopieren und in Sunsama einfügen.)
Die automatische Planung von Aufgaben in den nächsten verfügbaren Slot ist ebenfalls eine Desktop-Funktion, ebenso wie der neue KI-Text- und Sprach-Chat. Die Mobile-App bietet jedoch KI-Funktionen, um Aufgaben in Kanäle abzulegen und deren Dauer abzuschätzen; du kannst auch die Web-App im Browser deines Telefons nutzen, um einige Mängel zu umgehen. In unseren Tests funktionierte der KI-Text- und Sprach-Chat gut über einen mobilen Browser.
Die App verfügt nicht über einen Meeting-Scheduler. Sunsamas Kerndefokus liegt auf deiner persönlichen Arbeit; es bietet keine teamorientierten, kollaborativen Funktionen. Folglich fehlt ein Calendly-ähnliches Planungswerkzeug, das viele konkurrierende Apps anbieten. Du wirst auch keine Tools finden, um Zeitpläne in mehreren Zeitzonen anzuzeigen.
Da Google Kalender und Outlook jedoch ein integriertes Tool anbieten, um Verfügbarkeit zu teilen und Meetings zu buchen, fallen Sunsamas Auslassungen weniger ins Gewicht, als es sonst der Fall wäre.
Es ist teuer. Mit 22 USD pro Monat kostet Sunsama mehr als dreimal so viel wie Todoist und mehr als das Zweifache eines Abonnements für die Microsoft 365 Office-Suite. Die Preisstruktur ist im letzten Jahr um rund 10 % gestiegen – allerdings weniger als bei anderen KI-Planungs-Apps.
Sunsama bietet mehr als Todoist, doch der Mehrwert macht nur dann Sinn, wenn du komplexe Zeitpläne über mehrere Kalender- und Projektmanagement-Tools jonglierst und täglich Zeit investieren kannst, um zu planen und anschließend deine Arbeit zu überprüfen.
